Die Anordnung der Spalten und deren Breite können Sie ändern.

Um die Anordnung, also die Reihenfolge der Spalten zu ändern, klicken und halten Sie mit der linken Maustaste die Spaltenüberschrift der zu verschiebenden Spalte und ziehen Sie diese an die neue Position.

Die folgende Animation verdeutlicht die Vorgehensweise:

Um die Spaltenbreite zu ändern, bewegen Sie die Maus über die rechte Spaltenbegrenzung, klicken und halten Sie die linke Maustaste und bewegen Sie die Maus nach rechts (Spalte breiter) oder links (Spalte schmaler). Wenn die gewünschte Breite erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

Die folgende Animation verdeutlicht die Vorgehensweise:

Viele Tabellen bieten die Option, andere Spalten anzuzeigen, als standardmäßig vorgegeben sind. Um die Spaltenauswahl zu öffnen, klicken Sie auf das Feld oben links in der Ecke. Es erscheint das Tabellen-Menü:

Der Menüpunkt "Ausgeblendete Spalten anzeigen..." blendet den Spalteneditor ein:

Dieses Fenster beinhaltet alle zusätzlich verfügbaren Spalten dieser Tabelle. Spalten, die bereits eingeblendet sind, sind mit einem Häckchen gekennzeichnet.

Um eine Spalte der Tabelle hinzuzufügen, setzen Sie ein Häckchen in der Spaltenauswahl und die ausgewählte Spalte wird in die Tabelle eingefügt:

Wenn Sie den Spalteneditor nicht mehr benötigen, können Sie ihn mit der X-Schaltfläche wieder schließen.

Die folgende Animation verdeutlicht die Vorgehensweise:

Spalten, die Zahlenwerte mit Einheiten beinhalten, können bei Bedarf geändert werden. Mit einem Rechtsklick auf die Spalte öffnen Sie das Kontextmenü. Unter "Einheit ändern" können Sie zwischen verschiedenen Einheiten auswählen. Die eingegebenen Werte in der Tabelle werden entsprechend der ausgewählten Einheit umgerechnet.

Um eine Spalte aus der Tabelle auszublenden, ziehen Sie den Spaltenkopf mit der Maus nach unten:

Wenn Sie nun die Maustaste loslassen, wird die Spalte ausgeblendet.

Das Entfernen bzw. Ausblenden von Spalten löscht keine Daten. Es handelt sich rein um die visuelle Darstellung der Daten.

Alternativ können Sie den Spalteneditor benutzen und das Häckchen an der zu entfernenden Spalte entfernen.

Die angezeigten Daten können nach Ihren Wünschen sortiert werden. Hierfür klicken Sie bei der Spalte, nach der Sie sortieren wollen, einfach die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste an. Es erscheint ein kleines Dreieck, dessen Spitze nach oben zeigt:

Nun wird nach diesen Spalten aufwärts sortiert. Die Sortierung hängt immer vom Datentyp ab. Bei Text handelt es sich um eine alphabetische Sortierung, bei Datumsangaben und Zahlen wird nach dem Wert sortiert.

Wenn Sie die Sortierung umkehren möchten, klicken Sie ein weiteres Mal. Nun zeigt das Dreieck nach unten, es wird also abwärts sortiert:

Möchten Sie nach mehr als einer Spalte sortieren, stellen Sie zuerst die Sortierung für die erste Spalte ein und danach in der gewünschten Reihenfolge alle anderen, indem Sie beim Klicken die Umschalttaste gedrückt halten:

In den Tabellen gibt es ein komplexes Filtersystem, das alle denkbaren Konstellationen zulässt.

Filterzeile

Die einfachste Art, Daten zu filtern, stellt die orange Filterzeile dar. Diese steht immer zur Verfügung und funktioniert einfach durch Eingabe des zu suchenden Textes:

In diesem Beispiel wurde der Text "abh ausbildungsbegleitende Hilfen (Verfahrenszweig 01). Nicht zu verwechseln mit "ABH"="Ausländerbehörde"" in die Filterzeile eingegeben und damit erscheinen die beiden Datensätze als Ergebnis, da sie den Text "abh" beinhalten. Die Groß- und Kleinschreibung ist hier nicht zu beachten.

Auswahlfilter (auch "AutoFilter" in Excel)

Diese Filterfunktion finden Sie in jeder Kopfzeile einer Spalte und wird durch einen kleinen Trichter dargestellt.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Auswahl aller Filterwerte angezeigt, die diese Spalte beinhaltet.

Wenn Sie einen oder mehrere Werte auswählen, werden daraufhin nur die Tabellenwerte angezeigt, die diese Filterwerte enthalten.

Der Auswahlfilter kann mit allen Spalten, auch kombiniert, angewandt werden.

Filteroperatoren

Das Ergebnis der Filterzeile richtet sich nach dem eingestellten Filteroperator (logische Operatoren aus Mathematik und Informatik):

Je nach Datentyp in der Spalte, stehen mehr oder weniger Operatoren zur Verfügung. In einer Text-Spalte sind es die im Bild angezeigten Operatoren:

• ist gleich (Standard für Zahlen- und Datumsfelder)
  Die Daten müssen mit dem eingegebenen Text übereinstimmen. Hierbei zählt jedes einzelne Zeichen, auch Leerzeichen.
• ist ungleich
  Die Daten dürfen nicht mit dem eingegebenen Text übereinstimmen.
• ist größer als
  Der eingegebene Wert muss größer als die Daten sein. Bei einer Zeichenfolge werden die Zeichen alphabetisch verglichen. Sinnvoll ist dieser Operator i.d.R. nur bei Zahlen und Datumsangaben.
• ist größer als oder gleich
  Der eingegebene Wert muss größer als oder gleich den Daten sein. Bei einer Zeichenfolge werden die Zeichen alphabetisch verglichen. Sinnvoll ist dieser Operator i.d.R. nur bei Zahlen und Datumsangaben.

• ist kleiner als
  Der eingegebene Wert muss kleiner als die Daten sein. Bei einer Zeichenfolge werden die Zeichen alphabetisch verglichen. Sinnvoll ist dieser Operator i.d.R. nur bei Zahlen und Datumsangaben.
• ist kleiner als oder gleich
  Der eingegebene Wert muss kleiner als oder gleich den Daten sein. Bei einer Zeichenfolge werden die Zeichen alphabetisch verglichen. Sinnvoll ist dieser Operator i.d.R. nur bei Zahlen und Datumsangaben.
• beinhaltet (Standard für Textspalten)
  Der Filtertext muss ein Teil der Daten sein. Der Text "abh" filtert also Inhalte wie z.B. "abH 2016" oder "Heide abH 2016".
• beinhaltet nicht
  Der Filtertext darf nicht Teil der Daten sein.
• beginnt mit
  Der Filtertext muss am Anfang der Daten vorkommen.
• endet mit
  Der Filtertext muss am Ende der Daten vorkommen.
• ist wie
  Der Filterausdruck kann ein Jokerzeichen, in diesem Fall das Prozent-Zeichen (%) beinhalten. Der Ausdruck "%abh%2016" filtert nach Texten wie z.B. "Heide abH ab 2016".
• ist nicht wie
  Hier gilt dasselbe wie bei "ist wie", jedoch werden die Treffer ausgeschlossen.

Sie können in einer oder mehreren Zellen der Filterzeilen filtern. Wenn Sie in mehreren Spalten einen Filtertext eingeben, werden diese mit einem logischen UND verknüpft. D.h. alle Filterbedingungen müssen zutreffen.

Diese Filtermethode ist fortgeschrittenen Anwendern zu empfehlen. Erfahrungen mit logischen Operatoren sind hier von Vorteil. Nichtsdestotrotz wurde diese Filtermethode so weit vereinfacht, dass Anwender auch durch einfaches "Herumprobieren" diese Filtermethoden verstehen.

Die Tabelle bietet zusätzlich die Möglichkeit, sehr komplexe Filter zu nutzen. Hierfür wird ein Filtereditor bereitgestellt. Diesen können Sie öffnen, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift klicken und den Menüeintrag "Filtereditor..." anklicken:

Es erscheint ein zusätzliches Fenster zum Bearbeiten des Filters:

Mit Hilfe dieses Dialogs können Sie den Filterausdruck aufbauen.

Der Filtereditor beinhaltet folgende Elemente:

Die Gruppierung bestimmt, wie die einzelnen Filterkriterien miteinander verknüpft werden. Ein Mausklick auf "und" lässt folgendes Menü erscheinen:

Es stehen folgende Operatoren zur Verfügung:

• und
  Alle Bedingungen in der Gruppe müssen "wahr" ergeben.
• oder
  Mindestens eine Bedingung in der Gruppe muss "wahr" ergeben.
• nicht und
  Mindestens eine Bedingung in der Gruppe muss "falsch" ergeben.
• nicht oder
  Alle Bedingungen in der Gruppe müssen "falsch" ergeben.

Weiterhin gibt es folgende Funktionen in diesem Menü:

• Bedingung hinzufügen
  Fügt eine weitere Bedingung zu dieser Gruppe hinzu. Diese Funktion übernimmt auch das PLUS-Symbol neben dem Operatortext.
• Gruppe hinzufügen
  Fügt eine weitere Gruppe hinzu, die weitere Bedingungen enthalten kann. Gruppen können beliebig geschachtelt werden. Gruppierungen sind nur für sehr komplexe Ausdrücke erforderlich. Ggfs. hilft Ihnen der Support bei solchen Filterausdrücken.
• Alles entfernen
  Entfernt alle Bedingungen aus der Gruppe.

Mit Hilfe dieser Schaltflächen können Sie beispielsweise solch eine Filterbedingung erstellen:

Dieser Ausdruck bedeutet, dass nach Aufträgen vom Typ "abH" oder "BvB Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahme (Verfahrenszweig 00) in den Ausprägungen BvB [BvB 1], BvB-Reha (Vergabe) [BvB 2] und BvB-Reha (preisverhandelt) [BvB 3]" gesucht wird, deren Auftragsdatum in 2015 liegt.

Den mathematischen Filterausdruck finden Sie am unteren Rand der Tabelle:

Durch einen Klick auf diesen Text können Sie auch die Filterhistorie sehen und auf einen früheren Filter umschalten:

Mit Hilfe der Schaltflächen rechts vom Filterausdruck, können Sie den Filtereditor aufrufen oder den Filter löschen, sodass wieder alle Daten angezeigt werden. Das Häkchen links dient dem vorübergehenden Deaktivieren des Filters.

Gruppierungen können der Übersichtlichkeit dienen. Beim Gruppieren werden Daten nach einer oder mehreren Spalten zusammengefasst.

Um die Gruppierung zu starten, blenden Sie das Gruppierungsfeld ein. Hierfür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften und wählen im erscheinenden Kontextmenü den Punkt "Gruppierungsfeld anzeigen" aus:

Um das Gruppierungsfeld wieder zu schließen, öffnen Sie das Kontextmenü erneut und wählen den Eintrag "Gruppierungsfeld schließen".

Die folgende Animation verdeutlicht die Vorgehensweise:

Um nun nach einer Spalte zu gruppieren, öffnen Sie das Gruppierungsfeld und ziehen Sie die Spalte dort hinein:

Die folgende Animation verdeutlicht die Vorgehensweise:

Die gruppierte Spalte wird aus der Ergebnisanzeige entfernt. Die Daten erscheinen als Gruppenüberschriften mit dem Spaltennamen vorangestellt (hier: "Typ: abH"). Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil links oder einem Doppelklick auf die Gruppenüberschrift können Sie die Daten einsehen:

Sie können auch nach weiteren Spalten gruppieren, sofern dies für Sie nützlich ist.

Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie die entsprechende Spalte aus dem Gruppierungsfeld wieder an die Position, in der sie erscheinen soll.

Diese Art der Formatierung kann dem Visualisieren von Daten behilflich sein. Je nach Werten innerhalb der Daten können Zellen und ganze Zeilen formatiert werden.

Ein Beispiel verdeutlicht die Vorgehensweise:

Die Beispieldaten:

Sollen so formatiert werden, dass alle Aufträge, deren "bis"-Datum vor dem 01.06.2016 liegt, als roter Text dargestellt werden.

Rechtsklicken Sie hierzu die "Bis"-Spalte und wählen Sie den Menüpunkt "Bedingte Formatierung"→"Regeln zum Hervorheben von Zellen"→"Kleiner als...":

Geben Sie im neu erschienenen Fenster das Grenzdatum "01.01.2016" ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Format auf die gesamte Zeile anwenden":

Wählen Sie als Format "Hellroter Hintergrund mit dunkelrotem Text" aus und betätigen Sie die OK-Schaltfläche:

Es wurde nun die gewünschte Formatierung auf die Daten angewendet.

Es sind diverse Formatierungsmöglichkeiten enthalten. Die folgende Tabelle zeigt ein paar davon:

Fragen zu bestimmten Formatierungsanforderungen beantwortet Ihnen gerne auch das Support-Team.

Wenn Sie in Ihren Daten nach einem bestimmten Begriff suchen, ist dies auch recht einfach möglich.

Blenden Sie hierfür das Suchfeld ein. Dies geht über die Tastenkombination STRG+F oder mit einem Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift und im erscheinenden Kontextmenü einen Linksklick auf "Suchfeld einblenden...":

Es erscheint das Suchfeld:

Geben Sie hier den gesuchten Text ein:

Die Zeilen, in dem der Suchbegriff gefunden wurde, werden angezeigt und der Suchbegriff wird gelb markiert. Im Gegensatz zur Filterzeile, findet die Suche spaltenübergreifend statt.

Um wieder alle Daten anzuzeigen, löschen Sie den Text aus dem Suchfeld heraus, in dem Sie das kreisförmige X anklicken. Das X rechts neben dem Suchfeld dient dem Schließen des Suchfeldes.

Beim Schließen des Suchfeldes wird die Suche nicht automatisch zurückgesetzt.

Aggregatsfunktionen werden in der Fußzeile einer Tabelle angezeigt und fassen bestimmte Daten zusammen. Damit ist das Bilden einer Summe und eines Durchschnitts sowie das Anzeigen eines Minimums, Maximums und einer Anzahl möglich. Diese Funktion kann nur in Tabellen mit Fußzeile genutzt werden, die in folgenden Programmbereichen möglich sind:

• Dokumentation (für Aufwände im Doku-Logbuch)
• Unterrichte (für Unterrichtseinheiten)
• Leistungsdokumentation (für die Dauer einer Leistung)
• Finanzen (für Abrechnungen, Rechnungsausschreibungen, Rechnungsausgangsbücher)

Der angezeigte Wert in einer Fußzeile gilt immer für die Spalte, in der er sich befindet. In diesem Beispiel, handelt es sich um die Summe aller Aufwände.

Mit einem Rechtsklick auf den Wert in der Fußzeile, können weitere Aggregatsfunktionen angezeigt werden:

Die blau markierte Funktion zeigt die derzeit angezeigte Aggregatsfunktion an. Sie können mehrere Aggregatsfunktionen auswählen, die angezeigt werden sollen (Minimum, Maximum, Anzahl, Durchschnitt), ggfs. müssen Sie die Spaltengröße ändern, um die Werte vollständig darzustellen.

Um einen angezeigten Wert wieder zu entfernen, müssen Sie einfach die Markierung durch einen Klick auf die markierte Funktion aufheben.

Die Aggregatsfunktion "Summe" funktioniert allerdings nur bei Zahlenwerten, die die gleiche Einheit besitzen. Haben Zahlenwerte unterschiedliche Einheiten, ist die Aggregatsfunktion "Summe" grau hinterlegt.

In diesem Fall können die Zahlenwerte aufgrund der unterschiedlichen Einheiten nicht summiert und auch kein Durchschnitt berechnet werden. Damit Sie trotzdem Summen bzw. Durchschnitte bilden können, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Spalteneditor

Öffnen Sie den Spalteneditor



Fügen Sie die Spalte "Dauer in Arbeitsminuten" und/oder "Dauer in Arbeitsstunden" der Tabelle hinzu. Die Werte in der Spalte "Dauer" werden einheitlich in Min./Std. umgewandelt und in der Fußzeile summiert. Sie können ggfs. alle anderen Aggregatsfunktionen (Minimum, Maximum, Anzahl, Durschnitt) durch einen Rechtsklick auf das Ergebnis der Fußzeile anzeigen lassen.

2. Menüpunkt "Anpassen..."



Klicken Sie auf den Menüpunkt "Anpassen...", erscheint ein Fenster "Gesamt von '[Name der Spalte]' " (in diesem Beispiel heißt das Fenster "Gesamt von 'Dauer' ".



Im Reiter "Einträge" sind alle verfügbaren Spalten der Tabelle aufgelistet. Um einheitliche Summe anzuzeigen, wählen Sie "Dauer(M)" für die Einheit Minuten und/oder "Dauer(S)" für die Einheit Stunden und setzen Sie ein Häckchen bei "Sum" (Die Auswahl mehrerer Aggregatsfunktionen ist bei Bedarf natürlich möglich). Klicken Sie auf die OK-Schaltfläche.



Es werden zwei Summen in der Fußzeile angezeigt mit den Einheiten Minuten und Stunden. Die Zahlenwerte stammen aus den Spalten "Dauer(M)" bzw. "Dauer(S)".

Bei Bedarf können Sie unter "Anpassen..." auch einige Einstellungen durchführen. Unter dem Reiter "Reihenfolge" können Sie die Reihenfolge bestimmen, in der die Werte angezeigt werden sollen. Hierzu wählen Sie den Wert, dessen Position Sie ändern möchten und verändern ihn mit den Pfeiltasten.

Des Weiteren können Sie in den Datenfeldern "Präfix" und "Suffix" den anzuzeigenden Text ändern. Unter "Anzeige des formatierten Textes:" können Sie das anzuzeigende Zahlenformat einstellen, z.B Währungs-, Dezimal-, Prozent-, Exponentialformat. Standardmäßig wird das Dezimalformat mit zwei Nachkommastellen angezeigt. Das Beispiel zeigt das Ergebnis der Einstellung an.

Es ist nicht empfehlenswert das Zahlenformat oder den Platzhalter "{column}" zu ändern. Geänderte Zahlenformate können bei unsachgemäßer Verwendung das Ergebnis verfälschen und "{column}" zeigt die Quelle des Zahlenwertes an. Wird diese geändert, kann es ggfs. zu falschen Informationen führen.

Standardmäßig werden alle Tabelleneinstellungen, inkl. der Spaltenreihenfolge, der Sortierung, der bedingten Formatierung, dem Filter und der Suche auf Standard zurückgesetzt, wenn ein Programmbereich geschlossen und wieder geöffnet wird. Sie müssen Ihre Einstellungen explizit speichern, wenn Sie diese standardmäßig verwenden wollen.

Zum Speichern Ihrer Einstellungen öffnen Sie das Tabellen-Menü und wählen den Eintrag "Tabelleneinstellungen speichern":

Alle Tabelleneinstellungen werden benutzerabhängig gespeichert, d.h. jeder Windows-Benutzer muss seine eigenen Einstellungen vornehmen und speichern.

Wenn Sie eine Tabelle wieder auf den von Qualli.life vorgegebenen Standardzustand zurückgesetzt haben möchten, öffnen Sie das Tabellen-Menü und wählen Sie dort den Punkt "Tabelleneinstellungen auf Standard zurücksetzen...".

Danach sieht die Tabelle wieder so aus, wie diese vorgegeben ist.

Es gibt in den Tabellen zwei standardisierte Methoden, Daten für andere Programme bereitzustellen:
Zum einen können Sie die gewünschten Daten in der Tabellen markieren und dann per Tastenkombination STRG+C in die Zwischenablage kopieren. In anderen Programmen, wie z.B. Word oder Excel, können Sie diese dann mit der Tastenkombination STRG+V einfügen.

Eine weitere Möglichkeit die Daten in eine Excel-kompatible Tabellenkalkulation zu übertragen, besteht in dem Tabellen-Menüpunkt "Daten exportieren". Dieser exportiert die Daten in eine Datei. Dabei werden auch - je nach Dateiformat - die Formatierungen und Gruppierungen beibehalten.